文書管理は、企業や組織において重要な役割を果たします。特に「保管」と「保存」の違いを理解し、それぞれの特性に応じた適切な管理方法を知ることは、業務効率の向上やコンプライアンスの遵守に直結します。
今回の記事では、「保管」と「保存」の定義とその重要性について詳しく解説し、実務に役立つポイントを紹介していきます。これにより、皆様が文書管理をより効果的に行うための参考になることを願っています。それでは、具体的な内容に移りましょう。
文書管理における「保管」と「保存」の違いとその重要性
それでは早速「保管」と「保存」の違いについてご説明していきます。
文書管理における「保管」とは
文書管理において「保管」とは、頻繁に使用される文書を安全かつ効率的に取り扱えるように管理することを指します。例えば、日常業務でよく使われる文書をファイルにまとめたり、オフィス内のキャビネットに整理して収納することが含まれます。これにより、必要なときにすぐに文書を取り出せる環境を整えることが目的です。
一般的に、企業では保管期限を1年程度に設定していることが多いです。この期間内に文書を使用し、必要がなくなった場合には整理や廃棄を行います。
文書管理における「保存」とは
一方で、「保存」とは、使用頻度が低い文書を長期間にわたり現状のまま維持しながら管理することを指します。商法や会社法などの法令により、特定の文書については保存期間が明確に定められており、その期間内は文書をそのままの状態で保管する必要があります。
これらの文書は、事務所内での保管が難しい場合、専用の文書庫や倉庫で整理して管理されます。特に2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法」により、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について見直しが行われ、電子取引に関するデータ保存が義務化されました。2023年12月末までの2年間に行われた電子取引については、プリントアウトして保存することも認められています。
詳細は国税庁の資料をご覧ください。
文書を保存・保管する際のポイント
文書を効果的に保存・保管するためには、以下のポイントに注意することが重要です。
保存期間を設定する
法令で保存期間が定められていない文書については、社内規定を設けることが必要です。規定がないと、同じ文書でも部署ごとに保存期間が異なるといった混乱が生じる可能性があります。保存期間はできるだけ全社で統一することが望ましいですが、難しい場合はまず部署ごとに設定し、その後全社で統一していくと良いでしょう。
保存期間の設定に際しては、経営上の観点やリスクマネジメントの観点から基準を設けることが大切です。ただし、設定が難しい文書もあるため、その場合は「短期保存」か「中長期保存」のどちらかに分類するだけでも十分です。
不要な文書は破棄する
日常業務で発生する文書の多くは、長期間保存する必要がない場合が多いです。保存期間を過ぎた文書は速やかに廃棄することが推奨されます。
定期的な廃棄を行うことで、保管場所が省スペースになり、必要な文書のみを残すことができます。特に機密性の高い文書の廃棄は、専門業者に依頼することでセキュリティ性を高め、安全に処理することが可能です。
効率良く文書管理をする方法
文書管理は手間と時間がかかる作業ですが、文書管理システムを活用することで効率化が図れます。システムを導入することで、文書の電子化が進み、保存期間の管理や状況の把握が容易になります。電子化された文書は検索性が向上し、必要な情報を迅速に見つけることが可能です。
文書管理システムを利用することで、ペーパーレス化が進み、これまでの手間を削減し、業務効率を大幅に向上させることができます。
保管と保存の違いを理解して適切に文書管理を行おう
「保管」とは、頻繁に使用される文書を取り出しやすいように管理することです。対して「保存」は、使用頻度が低い文書を現状のまま維持しながら管理することを意味します。文書を保存・保管する際のポイントは以下の通りです。
文書を保存・保管する際のポイント
- 保存期間の設定
- 不要文書の廃棄
- 廃棄年度ごとの管理
文書管理は確かに手間と時間がかかりますが、適切なシステムを活用することで効率的に行うことができます。保管と保存の違いを理解し、文書管理の最適化を目指しましょう。
「保管」と「保存」の豆知識
ここからは関連する情報を豆知識としてご紹介します。
文書管理の歴史
文書管理の歴史は古代エジプトにまで遡ります。パピルスに記録された文書は、重要な情報を保管するために特別な場所に保存されました。
アーカイブと文書管理
アーカイブは、長期間保存することを目的とした文書の集合体を指します。歴史的価値のある文書や文化遺産として保存される文書が含まれます。
デジタル文書のセキュリティ
デジタル文書のセキュリティは、暗号化技術を使用して強化されます。これにより、文書の不正アクセスや改ざんを防止することができます。
文書のライフサイクル管理
文書のライフサイクル管理は、文書の生成から廃棄までの一連のプロセスを管理する方法です。これにより、効率的な文書管理が実現します。
クラウドストレージの利用
クラウドストレージは、文書管理において重要な役割を果たしています。クラウド上に文書を保存することで、どこからでもアクセス可能になり、災害時のデータ保護も可能です。
文書管理とコンプライアンス
法律や規制に従った文書管理は、企業のコンプライアンスを維持するために不可欠です。特に個人情報保護法やデータ保護規則に対応するための措置が必要です。
紙文書のデジタル化
紙文書をスキャンしてデジタル化することで、物理的な保管スペースを削減し、検索性を向上させることができます。
メタデータの重要性
文書にメタデータを付与することで、検索と管理が容易になります。メタデータには、作成日、作成者、キーワードなどが含まれます。
文書のバージョン管理
文書のバージョン管理は、異なるバージョンの文書を追跡し、必要に応じて以前のバージョンに戻ることができるシステムです。これにより、変更履歴を正確に把握できます。
文書のバックアップ
定期的なバックアップは、データの喪失を防ぐために重要です。バックアップは、異なる場所や異なるメディアに保存することが推奨されます。
文書の廃棄手順
文書の廃棄には、適切な手順が必要です。特に機密文書の廃棄は、シュレッダーや専門業者のサービスを利用することが一般的です。
文書管理の自動化
AIや機械学習を活用した文書管理の自動化が進んでいます。これにより、文書の分類や検索が迅速かつ正確に行われるようになります。
国際規格ISO 15489
文書管理の国際規格であるISO 15489は、文書管理のベストプラクティスを提供し、組織が効率的かつ効果的に文書を管理するための指針を示しています。
文書管理システム (DMS)
文書管理システムは、電子的な文書を一元管理するためのソフトウェアです。文書の作成、保存、検索、共有を効率的に行うことができます。
おわりに
文書管理の重要性について深く理解していただくために、「保管」と「保存」の違いを中心に解説してまいりました。これらの知識を活用することで、文書管理の効率を向上させることができるでしょう。
企業における文書管理は、業務効率の向上や法令遵守に不可欠な要素です。適切な文書管理システムの導入や、定期的な見直しを行うことで、より安全で効率的な運用が可能になります。今後も文書管理に関する知識を深め、実践に役立てていただければ幸いです。
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